تقنيات السكرتارية الحديثه

الأهداف:

تزويد المشاركين بالمهارات والقدرات التقنية اللازمة للقيام بأعمال ومهام السكرتارية الحديثة بكفاءة واقتدار.

المستفيدون:

موظفى السكرتارية التنفيذية والخاصة .

محتويات البرنامج:

مفهوم السكرتارية الحديثة وتقنياتها

دور السكرتير في المنظمة، وسماته؛ في المنظمات المعاصرة:

• مسميات وظيفة السكرتير /  المساعد الإداري
• الاتجاهات الحديثة في مهام السكرتير  /  المساعد الإداري
• خصائص وظيفة السكرتير / المساعد الإداري
• دور السكرتير / المساعد الإداري في المنظمة

تقنيات الاتصال في مكاتب السكرتارية:

• مفهوم الاتصال  - أهمية  الاتصال  
• عناصر الاتصال، وأنواعه
• الاتصالات الإلكترونية في مكاتب السكرتارية

التعامل مع الآخرين ومع ضغوط العمل في مكاتب السكرتارية:

• أنماط السلوك في مكاتب السكرتارية  
• ضغوط العمل في مكاتب السكرتارية والتعامل معها 

تقنيات تنظيم الاجـتماعـات:

• جدولة الاجتماعات وإشعار المشاركين إلكترونيا 
• إعداد جدول الأعمال
• إعداد مكان الاجتماع                          
• إعداد محضر الاجتماع
• الاجتماعات عن بعد

تنظيم السفريات:

• أسباب ودوافع السفريات 
• الجهات التي تقوم بترتيبات السفر
• المعلومات المطلوبة لتنظيم السفريات  
• التخطيط لسفريات الرئيس
• واجبات المساعد الإداري تجاه سفريات الرئيس

الاستخدام الفعال للهاتف:

• الاستخدام الأمثل لأجهزة الاتصال الهاتفي 
• مقومات الشخصية الهاتفية
• سلوكيات الاتصال الهاتفي   
• معالجة المكالمات الهاتفية الواردة

التعامل مع البريد:

• تبسيط إجراءات البريد الوارد، ومتابعة البريد الوارد بالحاسب الآلي
• تبسيط إجراءات معالجة البريد الصادر، وخصائص الخطاب الصادر
• انتقال المعاملات بين الإدارات إلكترونيا
• التجهيزات الآلية المستخدمة بالبريد

السكرتارية الإلكترونية:

• البريد الإلكتروني ، الإنترنت والاكسترانت والإنترانت.
• برنامج الأوتلوك ، المصغرات الفيلمية  
• نظام الحفظ الضوئي
• التجهيزات الآلية الحديثة في مكاتب السكرتارية. 

أساليب التدريب: 

• المحاضرة القصيرة
• النقاش و الحوار
• العمل ضمن مجموعات
• التمارين الجماعية والتطبيقات العملية.