التقنية الإلكترونية ودورها الفعال في مجال السكرتارية

أهداف البرنامج:

تزويد المشاركين بالمهارات والقدرات التقنية اللازمة للقيام بأعمال ومهام السكرتارية الحديثة بكفاءة واقتدار

المستفيدون:

البرنامج التدريبي موجه إلى مدراء المكاتب، والسكرتارية التنفيذية ، السكرتارية الخاصة و المنسقين الإدراين

محتويات البرنامج:

مفهوم السكرتارية الحديثة وتقنياتها

دور السكرتير في المنظمة، وسماته؛ في المنظمات المعاصرة:

• مسميات وظيفة السكرتير  / المساعد الإداري
• الاتجاهات الحديثة في مهام السكرتير   / المساعد الإداري
• خصائص وظيفة السكرتير  /المساعد الإداري
• دور السكرتير  /المساعد الإداري في المنظمة

تقنيات الاتصال في مكاتب السكرتارية:

• مفهوم الاتصال  - أهمية  الاتصال  
• عناصر الاتصال، وأنواعه
• الاتصالات الإلكترونية في مكاتب السكرتارية

التعامل مع الآخرين ومع ضغوط العمل في مكاتب السكرتارية:

• أنماط السلوك في مكاتب السكرتارية  
• ضغوط العمل في مكاتب السكرتارية والتعامل معها

تقنيات تنظيم الاجـتماعـات:

• جدولة الاجتماعات وإشعار المشاركين إلكترونيا 
• إعداد جدول الأعمال
• إعداد مكان الاجتماع                      
• إعداد محضر الاجتماع
• الاجتماعات عن بعد

تنظيم السفريات:

• أسباب ودوافع السفريات 
• الجهات التي تقوم بترتيبات السفر
• المعلومات المطلوبة لتنظيم السفريات  
• التخطيط لسفريات الرئيس
• واجبات المساعد الإداري تجاه سفريات الرئيس

الاستخدام الفعال للهاتف:

• الاستخدام الأمثل لأجهزة الاتصال الهاتفي 
• مقومات الشخصية الهاتفية
• سلوكيات الاتصال الهاتفي   
• معالجة المكالمات الهاتفية الواردة

التعامل مع البريد:

• تبسيط إجراءات البريد الوارد، ومتابعة البريد الوارد بالحاسب الآلي
• تبسيط إجراءات معالجة البريد الصادر، وخصائص الخطاب الصادر
• انتقال المعاملات بين الإدارات إلكترونيا
• التجهيزات الآلية المستخدمة بالبريد

السكرتارية الإلكترونية:

• البريد الإلكتروني 
• الإنترنت والاكسترانت والإنترانت
•  برنامج الأوتلوك   - المصغرات الفيلمية   - نظام الحفظ الضوئي
• التجهيزات الآلية الحديثة في مكاتب السكرتارية

أساليب التدريب: 

• المحاضرة القصيرة
• النقاش و الحوار
• العمل ضمن مجموعات
• التمارين الجماعية والتطبيقات العملية.